カオナビを API 連携して AI チャットから使う方法|シートを読み、記録を 1 件ずつ追加する

1 on 1 や評価面談の前に、相手のシートをカオナビで開き、過去の面談の記録や研修の受講歴を読み返す時間がかかります。面談のあとは話した内容をシートに書き足す作業も残ります。この記事はカオナビを使っている人事の担当者とマネージャーに向けて、カオナビの公開 API を通して AI チャットからメンバーとシートを読み、シートに記録を 1 件ずつ追加する手順の説明です。

カオナビでは、どのシートを外から読ませるかを 1 枚ずつ決められます。この設定で AI に読ませる範囲が決まるので、手順の中で詳しく説明します。

結論

• カオナビには公開 API(kaonavi API v2)があります。管理者が「管理者機能トップ > 公開API v2 情報 > 認証情報」で Consumer Key と Consumer Secret を確認して使います
• 外から読み書きできる範囲は、認証情報ごとの「操作対象」で、リソースとシートを 1 枚ずつ選びます。 初めは全部オフです
• Samurai App のカオナビ連携は、この公開 API を使います。チャットからメンバーを検索し、基本情報と、操作対象でオンにしたシートの中身を読めます
• メンバーの登録・更新と、シートの更新・記録の追加は、Samurai App の管理者とマネージャーだけが行えます。カオナビの処理はあとから進むので、まず受け付けられ、少し待ってから反映されます

カオナビのデータを、ほかの仕組みとつなぐ方法

カオナビの公式サイトでは、外部のシステムとつなぐ方法として次のものが紹介されています。

API 連携 では、Consumer Key と Consumer Secret からアクセストークンを発行して呼びます。アクセストークンの有効期限は 1 時間です。回数の上限は 1 社につき 1 時間 3,000 回、更新は 1 社につき 1 分 5 回までです。認証情報は 5 つまで作れるので、用途ごとに分けて、それぞれに必要な操作だけを許可する使い方が勧められています。

カオナビの更新には時間帯の決まりもあります。深夜 1:00〜1:30 はデータのバックアップ、そのあと早朝にかけては日次の処理が動き、深夜 2:00〜早朝 5:00 ごろは更新が始まるまでの待ち時間が長くなることがあります。

AI チャットから使う方法も、中身は同じ公開 API です。ここからは、その方法を説明します。

Samurai App でできること・できないこと

設定画面の「チャットからできること」に並ぶ操作は、次の 2 つに分かれます。届く範囲は、カオナビ側の認証情報の「操作対象」で決まります。

見る(自分のアカウントを確認した人なら誰でも)

• 自分がどのメンバーとして操作するかを確認する
• メンバーを検索する。氏名・フリガナ・社員番号・所属の名前で検索し、所属でも絞れます。退職した人は頼んだときだけ含めます。1 回 100 人まで、続きは順に読みます
• メンバーを 1 人開いて、基本情報とカスタム項目を見る。基本情報は社員番号、氏名とフリガナ、メールアドレス、入社日と退職日、勤続年数、所属と兼務の所属です
• 所属ツリーを見る
• 基本情報の項目(名前・型・必須・選択肢)を調べる
• 読めるシートの一覧と、その項目を調べる
• 指定したメンバーのシートの中身を見る。1 回に 20 人まで指定できます
• 登録・更新の進み具合を確認する

登録・更新する(管理者とマネージャーだけ。既定では実行する前に確認が出ます)

• メンバーを登録する
• メンバーの基本情報を更新する(異動・退職・項目の修正など)。変える項目だけを送り、ほかはそのまま残ります
• 1 人 1 レコードのシートを更新する
• 複数レコードのシートにレコードを 1 件追加する。すでにある記録はそのまま残ります

どの書き込みも 1 回に 1 人ずつです。

できないこと

• 性別・生年月日・年齢を読むこと
• メンバーやシートの記録の削除
• 複数レコードのシートにある、既存の記録の書き換え。書き換えるとそのメンバーの記録が全部置き換わるため、Samurai App は断ります。修正はカオナビの画面で行います
• 顔写真や添付ファイルの読み書き
• カオナビのユーザー(ログインするアカウント)や権限の操作
• 操作対象でオフにしたシートを読むこと

使い方 1: 面談の前に、相手のシートを読み返す

面談の前に、相手の基本情報と過去の記録をまとめて読みます。

カオナビで山本さんを探して、所属と勤続年数を教えて。
そのうえで「面談記録」シートの記録を新しい順に並べて、前回までに話した課題を 3 つにまとめて

AI はメンバーを検索し、読めるシートの一覧から「面談記録」を見つけて、その人の分だけを読みます。同じ部署の数人分を比べたいときは、20 人までまとめて指定できます。

営業 2 課のメンバーの「研修受講歴」シートを見て、まだ受講していない研修を人ごとに表にして

読めるのは、カオナビ側で操作対象にしたシートだけです。一覧に出てこないシートは、カオナビの管理者に操作対象へ入れてもらいます。

使い方 2: 面談のあと、シートに記録を 1 件追加する

面談のあと、話した内容をシートに追加するのは管理者かマネージャーが頼みます。

社員番号 A0012 の人の「面談記録」シートに、今日の日付で記録を 1 件追加して。
内容は「下期の目標を、新規の顧客 3 社に変更。来月に進み具合を確認する」

AI は先にシートの項目を読み、日付や内容の欄に合わせて承認カードを出します。許可した時点では、カオナビは依頼を受け付けただけで、処理はあとから進みます。

さっきの追加は終わった?

と頼むと、進み具合を確認します。「OK」なら反映済み、「NG」なら入力の誤りで、理由も返ります。夜間はカオナビの処理の順番待ちで、反映まで時間がかかることもあります。

用意するもの

• カオナビの管理者(認証情報を確認し、操作対象を選ぶ人)
• Samurai App の管理者かマネージャー(カオナビと連携する人)
• 使う人それぞれの Samurai App のアカウント。メールアドレスがカオナビにログインできるユーザーと同じで、そのユーザーにメンバーが紐づいていること
• 読ませるシートの一覧。チャットから読ませてよいシートだけを決めておきます

手順

1. カオナビで認証情報の「操作対象」を選ぶ

カオナビの管理者が「管理者機能トップ > 公開API v2 情報 > 認証情報」を開き、使う認証情報の「編集」を開きます。初めはすべての操作がオフになっています。

• 「ユーザー情報」の取得は必ずオンにします。 本人確認に使うので、オフのままだと連携が断られます
• メンバー情報の取得をオンにすると、メンバーの検索と基本情報が読めます
• シートは 1 枚ずつ選べます。チャットから読ませたくないシートは、オフのままにします
• チャットから登録や更新もするなら、その操作にもチェックを入れます

Samurai App のための認証情報を、ほかの連携とは分けて作っておくと、あとから範囲を変えやすくなります。

2. 管理者が Samurai App でカオナビと連携する

「コネクタ」の画面(/settings/connections)を開き、「API 連携」タブの「API 連携を追加」を押します。一覧からカオナビを選ぶと、設定の欄が開きます。

「Consumer Key」と「Consumer Secret」に、手順 1 の認証情報の値を入れて「カオナビと連携する」を押します。「連携済み」と出れば完了です。

3. 使う人がそれぞれ本人確認をする

使う人は同じ画面のカオナビの設定で「自分のカオナビアカウントを確認する」を 1 回押します。Samurai App のメールアドレスと同じカオナビのユーザーに結びつき、そのユーザーに紐づくメンバーとして操作します。ログインできるユーザーとして登録されていない人や、メンバーが紐づいていない人は使えません。

4. チャットで頼む

チャットで、誰のどのシートを読むか、何を追加するかを具体的に頼みます。書き込みは承認カードを読んでから許可します。

注意点

本人確認をした人は、操作対象にしたシートを全員分読めます。 カオナビの画面で見られる範囲とは別に、認証情報の操作対象が境目になります。評価や面談の記録のように見せる人を限りたいシートは、操作対象に入れないでください。

書き込みは、受け付けられた時点ではまだ反映されていません。 進み具合が「NG」や「ERROR」で終わることもあるので、大事な更新は進み具合まで確認します。

大勢を一度に更新する用途には向きません。 チャットからの書き込みは 1 回 1 人で、カオナビの更新は 1 社につき 1 分 5 回までです。全社の一括更新はカオナビの画面や公式の連携方法で行います。

社員番号が変わると、本人確認をやり直します。 カオナビでの本人は社員番号で結びつけているので、人事が社員番号を変えると、その人は「自分のカオナビアカウントを確認する」をもう一度押します。

連携を解除すると、全員の本人確認も外れます。 別の Consumer Key で連携し直したときも同じです。認証情報そのものは Samurai App の解除では消えないので、使わなくなったらカオナビの管理者機能で削除します。

よくある質問

評価や面談のシートを AI に読ませずに済みますか

済みます。カオナビの認証情報の操作対象で、そのシートをオフにしておけば、Samurai App からは読めません。読めるシートの一覧にも出てきません。

性別や生年月日は読めますか

読めません。カオナビが返しても、Samurai App はチャットに渡しません。登録や更新でも書き込めません。

複数レコードのシートの、前の記録を直せますか

チャットからはできません。追加はできますが、既存の記録を修正するとそのメンバーの記録が全部置き換わるため、断るようにしています。修正はカオナビの画面で行います。

SmartHR も使っています。両方つなげますか

つなげます。どちらも「API 連携」タブから追加します。SmartHR の手順はSmartHR を API 連携して AI チャットから使う方法にまとめました。

連携のときに「カオナビが認証情報を受け付けませんでした」と出ます

Consumer Key と Consumer Secret の値と、操作対象で「ユーザー情報」の取得がオンになっているかを確認します。

出典

• kaonavi API v2(カオナビの公開 API の文書)
• システム連携(カオナビ)
• 外部サービスとの連携(Samurai App の使い方)
• API 連携の各サービスの繋ぎ方(Samurai App の使い方)

2026 年 11 月 9 日時点で、カオナビの公開 API の文書と公式サイトを確認したものです。