SmartDB に申請や台帳をまとめていると、「去年の同じ申請はどう書いたか」「この備品はいま誰が借りているか」を調べる場面が増えます。バインダを開き、ビューを選び、条件を入れて文書を 1 件ずつ開くのは手間です。この記事は SmartDB を使っている会社の管理者と、その文書を検索する人に向けて、SmartDB のバインダの文書を AI チャットから検索し、登録や更新まで頼む手順を説明します。
あわせて、SmartDB の REST API の仕組みと、AI からつなぐときに決めておくことも整理します。
結論
- SmartDB には REST API があります。 外部のシステムから SmartDB の情報を取得・操作するための API で、管理画面の「バインダトークン」で発行したトークンで呼べます。トークンで呼んだ操作は、本人ではなく ロボットユーザー が行ったことになり、届くのはトークンを設定したバインダだけです
- Samurai App の SmartDB 連携は、バインダの文書を検索して読むことと、文書の登録・更新 ができます。登録・更新は管理者とマネージャーだけで、既定では実行する前に確認が出ます
- 文書の削除、CSV の入出力、添付ファイル、コメント、業務プロセス(申請と承認)は扱えません。 申請を出す、承認する、差し戻すといった操作は SmartDB の画面で行います
- つなぐと、トークンが届くバインダの文書を Samurai App のテナントの全員が読めます。どのバインダにトークンを設定するかが、そのまま公開の範囲になります
SmartDB の文書を外から扱う 3 つの方法
| SmartDB の画面で検索する | REST API や Webhook で自社のシステムとつなぐ | AI チャットから REST API で扱う | |
|---|---|---|---|
| 必要なもの | SmartDB のアカウント | API を呼ぶ仕組みの開発 | バインダトークンと、API 連携に対応した AI |
| 向いていること | 文書 1 件の確認、申請と承認 | 決まった処理を毎回同じように行う | 条件を変えながら検索する、少ない件数の登録 |
| 操作する人 | 本人 | 作った仕組み | トークンのロボットユーザー |
SmartDB の画面 では、ビューを切り替えて文書を検索し、申請や承認もそのまま行えます。添付ファイルの中の文字まで検索でき、バインダをまたいだ横断検索もできると、ドリーム・アーツは説明しています。
REST API と Webhook は、SmartDB の公式ドキュメントに載っている連携の方法です。REST API は外部のシステムから SmartDB の情報を取得・操作するための API で、Webhook は文書の登録・更新・削除やワークフローの承認のタイミングで外部の API を呼ぶ仕組みです。どちらも、呼ぶ側の仕組みは自社で用意します。
AI チャットから REST API で扱う 方法は、検索と登録の操作を AI に任せる形です。「先月の出張の申請を」「貸出中の備品を」と条件を言い換えながら検索できます。Samurai App の SmartDB 連携はこの方法です。
バインダトークンとロボットユーザー
SmartDB の REST API をトークンで呼ぶと、操作するのは人ではなく、トークンのための ロボットユーザー です。公式の API リファレンスには、トークンを設定したバインダにだけ権限を持つと書かれています。別のバインダを参照する部品があるときは、参照先のバインダにもトークンの設定が必要です。
このため、Samurai App から登録・更新した文書は、SmartDB の上ではロボットユーザーが登録・更新したことになります。チャットで頼んだ人の名前は、SmartDB の登録者の欄には残りません。
なお、公式の API リファレンスでは、バインダトークンで実行する方法に「バインダAPIオプション限定」と書かれています。使えるかどうかは自社の SmartDB の契約を確認してください。
Samurai App でできること・できないこと
見る(トークンが届くバインダなら誰でも読めます)
- 届くバインダを検索する
- バインダの入力項目(部品)を読む。部品の名前、種類、必須かどうか、選択肢が分かります
- バインダのビューを並べる
- ビューの文書を検索する。部品の値やフリーワードで絞れます。1 回 100 件まで(既定は 25 件)で、続きはページを分けて取ります
- 文書を 1 件開いて、部品の値を見る。登録した人と更新した人も分かります
登録・更新する(管理者とマネージャーだけ。既定では実行する前に確認が出ます)
- 文書を登録する
- 文書の部品の値を更新する。変える部品だけを送り、ほかの部品はそのまま残ります
できないこと
- 文書の削除
- CSV の入出力
- 添付ファイルとコメント
- 業務プロセス(申請と承認)。申請を出す、承認する、差し戻す操作はできません
- 下書きとしての登録。登録した文書は正式な文書として入ります
- トークンを設定していないバインダを見ること
文書を検索するときは、必ずビューを通します。ビューの外にある文書は検索しても返りません。
申請と台帳の文書を検索して登録する使い方
SmartDB のバインダには、申請の記録や台帳が文書として入っています。チャットからは次のように使えます。
- 過去の申請を検索して書き方をそろえる。 「出張申請のバインダで、行き先が大阪の文書を去年の分から検索して、目的と金額を並べて」と頼みます。新しく申請を書く前に、前の書き方を確認できます。申請そのものは SmartDB の画面から出します
- 台帳の今の状態を調べる。 「備品台帳で、貸出中になっているノート PC を、借りている人と返却予定日の表にして」と頼みます。返却予定日を過ぎたものを先に並べることもできます
- 台帳に 1 件登録する、値を直す。 管理者かマネージャーなら、「備品台帳に、新しく買ったモニターを 1 件登録して」「この文書の状態を返却済みにして」と頼めます。「登録する前に、どの部品に何を入れるかを見せて」と添えると、値を確認してから進められます
登録・更新は件数が多いと確認の手間が増えるので、チャットで頼むのは数件までにします。決まった処理を大量に行うなら、SmartDB の CSV の取り込みや、REST API を使った自社の仕組みのほうが向いています。
用意するもの
- SmartDB のシステム管理の画面を使える人(バインダトークンを発行する人)と、届かせたいバインダの主管
- Samurai App の管理者かマネージャー(SmartDB と連携する人)
- どのバインダを Samurai App のテナントの全員に読ませてよいかの決まり。人事や契約など、読む人を絞っているバインダは外します
手順
1. SmartDB でバインダトークンを発行し、バインダに設定する
- SmartDB の「システム管理 → バインダトークン」でトークンを発行する
- 届かせたいバインダごとに、そのバインダの「トークン設定」でこのトークンを登録する
- トークンの「IP アドレス制限」は設定しない。Samurai App からの送信元の IP アドレスは固定されないので、制限を設定すると繋がりません
参照の部品で別のバインダを読んでいるときは、参照先のバインダにもトークンを登録します。
2. 管理者が Samurai App で SmartDB と連携する
「コネクタ」の画面(/settings/connections)を開き、「API 連携」タブで「API 連携を追加」を押します。サービスの一覧から SmartDB を選びます。
「サブドメイン」の欄には、SmartDB を開いたときの URL の https:// のすぐ後ろから、最初の「.」までを入れます。「バインダトークン」の欄に手順 1 のトークンを貼り、「SmartDB と連携する」を押します。
連携が済むと「連携済み」と表示されます。ほかのサービスと違い、メンバーがそれぞれ自分のアカウントを登録する手順はありません。
3. チャットで頼む
チャットで、どのバインダの、どの文書を検索したいかを具体的に頼みます。
SmartDB の備品台帳のバインダで、貸出中になっているノート PC の文書を検索して、
借りている人と返却予定日を表にして。返却予定日を過ぎているものを先に並べて
登録や更新は、管理者かマネージャーが頼みます。
備品台帳に、今日届いたモニター 2 台を 1 件ずつ登録して。
登録する前に、どの部品に何を入れるかを見せて
実行する前に確認カードが出ます。部品と値を読み、問題がなければ許可します。登録が済むと、新しい文書の番号が返ります。
注意点
トークンが届くバインダは、テナントの全員が読めます。 Samurai App の側では、メンバーごとに読めるバインダを分けられません。SmartDB で読む人を絞っているバインダには、このトークンを設定しないでください。
登録者はロボットユーザーになります。 誰が頼んだかを SmartDB に残したいときは、頼んだ人の名前を入れる部品をバインダに用意し、そこに書いてもらいます。
部品と値の書き方はバインダごとに違います。 日付や選択肢がバインダの決まりに合っているかを、確認カードで見てから許可してください。
連携を解除しても、トークンは SmartDB に残ります。 Samurai App で「解除」を押すと、預けたトークンは破棄され、チャットから SmartDB は使えなくなります。トークン自体を無効にするには、SmartDB の管理画面で削除します。SmartDB の側のバインダや文書は、そのまま残ります。
よくある質問
チャットから申請を出したり、承認したりできますか
できません。業務プロセス(申請と承認)はチャットからは扱えません。申請の文書を検索して読むことと、台帳のような文書の登録・更新に使います。申請を出すのは SmartDB の画面からです。
メンバーも文書を登録できますか
できません。メンバーができるのは、トークンが届くバインダの文書を検索して読むことまでです。登録と更新は、Samurai App の管理者とマネージャーだけが行えます。
自分の SmartDB アカウントとして操作できますか
できません。チャットからの操作は、頼んだ人が誰でも、バインダトークンのロボットユーザーとして行われます。自分の権限で見たい文書や、自分の名前で残したい操作は、SmartDB の画面で行います。
間違えて登録した文書を消せますか
チャットからは消せません。削除は SmartDB の画面で行います。間違いが部品の値だけなら、チャットから更新で直せます。
バインダトークンはどこで発行しますか
SmartDB の「システム管理 → バインダトークン」で発行し、届かせたいバインダの「トークン設定」に登録します。システム管理の画面を使える人に頼んでください。
出典
- SmartDB 製品サイト(株式会社ドリーム・アーツ)
- Web データベース(SmartDB 製品サイト)
- 外部システム・SaaS 連携(SmartDB 製品サイト)
- SmartDB 外部システム連携ガイド「SmartDB の REST API」
- SmartDB RestDoc V3(API リファレンス)
- 外部サービスとの連携(Samurai App の使い方)
- API 連携の各サービスの繋ぎ方(Samurai App の使い方)
2026 年 11 月 9 日時点で、ドリーム・アーツの SmartDB 製品サイトと製品ドキュメントを確認したものです。