問い合わせへの返信を一から書くのに時間がかかる一方で、AI にそのまま送らせるのは不安がある。この記事は窓口の担当者に向けて、AI が作った返信を Gmail の下書きとして残し、人が読んでから送る手順を説明します。
結論
AI に下書きを作らせるなら、Samurai App のワークフローを使います。Gmail の受信で起動し、「AI で生成」で文面を作り、「外部サービス実行」で Gmail の下書きに保存します。送信は人が Gmail の画面で行います。
チャンネルでメールを読む道もありますが、「AI の返信」はメールのルームでは使えません。
| ワークフロー | チャンネル(/channels) |
|
|---|---|---|
| AI の下書き | Gmail の下書きに保存される | メールのルームでは作られない |
| 対象 | 検索条件に合うメール | 「取り込むメール」で選んだ分類 |
| 送る場所 | Gmail の画面 | ルームの入力欄(「外部へ送信」) |
文面は自分で書き、メールとチャットを 1 か所で読みたいならチャンネルが合います。
できること・できないこと
送信しない形にできます。 使う操作は GMAIL_CREATE_EMAIL_DRAFT で、下書きを作るだけです。似た名前の GMAIL_REPLY_TO_THREAD は実際に送るので選びません。
スレッドにつなぐには、件名を空にします。 thread_id を渡すとそのスレッドの下書きになりますが、件名を入れると新しいスレッドになります。無効な thread_id は失敗せず、新しいスレッドの下書きになります。
差出人と返信先が違うメールに注意します。 起動で届く項目に Reply-To はなく、sender だけです。問い合わせフォームから転送されるメールでは、sender がフォームのアドレスになり、本当の宛先は本文の中です。この場合は下書きの宛先を送る前に直します。
メールの本文は外部の人が書いたものです。 「AI で生成」はツールを持たず 1 回答えるだけなので、本文に指示のような文があってもメールは操作できません。ただし、下書きの文面には影響しえます。人が読んでから送るのはそのためです。
Gmail の起動は最大 15 分遅れます。 届いた直後に下書きができるわけではありません。
用意するもの
- 問い合わせを受ける Gmail のアカウントと、Samurai App の「コネクタ」での接続
- 回答の方針。料金、納期、担当へつなぐ条件など、AI に書いてよい範囲
- ワークフローにサービス連携を付けられる権限(マネージャー以上)
手順
1. Gmail を接続する
「コネクタ」の画面で Gmail を「追加」し、問い合わせを受けるアカウントで連携します。コネクタの追加は管理者とマネージャーの操作です。下書きは接続したアカウントに作られるので、別の人がトリガーを作るなら、操作のステップの「実行に使う認証情報」で「このワークフローに貸す」を使って固定します。
2. 文面を作るステップを置く
ワークフローを「新規作成」で作り、「ワークフローの入力」に名前 event、種類「項目の組」を足します。
「考える」の「AI で生成」を足し、「指示」に書きます。
次の問い合わせメールへの返信の本文を書いてください。
・敬語で簡潔に。宛名と署名は書かない
・料金と納期は書かず、担当から折り返すと伝える
・分からないことは分からないと書く
件名: {{input.event.subject}}
本文: {{input.event.message_text}}
「出力の項目」を足さなければ、結果は <ステップ名>.text で次へ渡ります。
3. 下書きを保存するステップを置く
「つなぐ」の「外部サービス実行」を足して GMAIL_CREATE_EMAIL_DRAFT を選びます。
| 名前 | 値 |
|---|---|
recipient_email |
{{input.event.sender}} |
body |
手順 2 の text を「/」で選ぶ |
thread_id |
{{input.event.thread_id}} |
subject は入れません。署名を付けるなら include_signature を足します。
下書きの作成は無人の実行で動く書き込みです。既定なら承認カードを出さずに実行され、承認の記録に残ります。管理者がこの操作を「毎回確認」か「禁止」にしていると断られます。
4. 公開して起動を付ける
「保存」し、「バージョン」タブの「バージョン N を公開」を押します。「トリガー」タブの「サービス連携を追加」で Gmail を選び、「どうなったら動かすか」で「New Gmail Message Received Trigger」を選びます。「絞り込み」の query で問い合わせに絞ります。
to:support@example.com -from:me
絞らないと、受信したすべてのメールに下書きができ、1 件ごとに約 0.5 円かかります。
5. 下書きを読んで送る
Gmail の「下書き」を開き、宛先と本文を確認して送ります。不要なものは捨てます。
営業メールなどが混ざるときは、「流れ」の「カテゴリ分類」を「AI で生成」の前に置き、問い合わせだけを先へ進めます。
チャンネルで読んで返す場合
/settings/connections で自分の Gmail を自分のアカウントで連携し、チャンネルの「自分のアカウントをつなぐ」から「この Gmail をつなぐ」を押します。
- 「取り込むメール」の既定は「メイン」だけです
- 差出人ごとにルームができ、AI が「要対応」「返信待ち」「確認のみ」のラベルを付けます
- 入力欄の「外部へ送信」に宛先が出ます。⌘+Enter(Windows は Ctrl+Enter)は確認なしですぐ送るので注意します
- ルームを読めるのは接続した本人だけです
動かないとき
- 下書きが別のスレッドになる:
subjectが入っているか、thread_idが無効です。subjectの行を消し、「最近の実行」の入力でthread_idを確認します - 差し込んだ値が無いと出て失敗する: そのメールに無い項目を参照しています。届く項目はすべて任意の扱いです。本文の無いメールなどは「最近の実行」で確認します
- ステップが断られる: 管理者がこの操作を「毎回確認」か「禁止」にしています。無人の実行では承認できないので、設定の変更を頼みます
- 下書きが見当たらない: 既定ではトリガーを作った人の接続で動きます。別のアカウントの Gmail に作られていないか確認します
よくある質問
AI に自動で送らせることはできますか
この記事では送らない形を基本にしています。チャンネルの「AI の返信」にある「自動で送る」はチャットのルーム専用で、メールのルームには使えません。
過去のやり取りや社内の資料を踏まえて書かせられますか
「AI で生成」はツールを持たないので、自分で調べることはできません。回答の方針は「指示」に書くか、「ファイル」で決まった資料を渡します。
Outlook でも同じようにできますか
この記事の手順は Gmail の操作名で説明しています。Outlook は起動で本文が届かないなど違いがあります。Outlook の受信を Teams に投稿するをご覧ください。