「共有アカウント一覧.xlsx」という名前のファイルが、共有フォルダのどこかにある。総務や情シスの方なら、見覚えがあるのではないでしょうか。エクセルは誰でも使えて、列を足すのも並べ替えるのも簡単です。パスワードの一覧を作るのに、いちばん手近なツールなのは間違いありません。
この記事は、社内のパスワードをエクセルで管理している会社の、情シス・総務の方に向けて書いています。エクセルでの管理に何が足りないのかを Microsoft の公式の説明とあわせて整理し、すぐには移れない場合に最低限やることと、パスワード管理ツールへ移すときの表の整え方を紹介します。
Microsoft と公的機関の説明は、2026 年 11 月 9 日時点で公式サイトに掲載されている内容です。
結論:エクセルは「一覧」には向くが、「鍵の置き場」には向かない
- シートやブックの保護は、パスワードを守る機能ではありません。 Microsoft は「ワークシート レベルの保護は、セキュリティ機能を意図したものではありません」と説明しています。守る効果があるのは、ファイルを開くときのパスワード(暗号化)です
- 開くためのパスワードも、結局は共有されます。 チームで使う一覧なら、ファイルのパスワードをチャットや口頭で回すことになり、知っている人が増え続けます
- 誰がいつ開いたか、どこへ写したかが残りません。 人が辞めたときに、どのパスワードを変えるべきか判断できません
- すぐに移れないなら、ファイルの暗号化・置き場所の限定・ファイルのパスワードの別経路での共有の 3 つは今日からできます
- 移すときは、今の表に見出しを付けて CSV にするのが近道です。 多くのパスワード管理ツールが CSV のインポートに対応しています
エクセルでパスワードを管理するリスク
シートとブックの保護では、中身は守れない
エクセルの保護には 3 つの段階があります。Microsoft の説明では、ファイルの保護は「パスワードを指定して Excel ファイルをロックダウンする機能」、ブックの保護は「ブック構成をロック」する機能、シートの保護は「ワークシート内でのユーザーの作業方法を制御」する機能です。
このうちシートの保護について、Microsoft は「セキュリティ機能を意図したものではありません」と明言しています。セルを書き換えられないようにする機能であって、読めなくする機能ではありません。「パスワード列のシートに保護をかけたから大丈夫」という運用は、見た目ほど守れていないということです。
ファイルのパスワードを忘れると、誰も開けない
ファイルを開くときのパスワードを付ければ、中身は暗号化されます。ただし、Microsoft は「パスワードを忘れたか、なくした場合、Microsoft がそれを取り戻すことはできません」と書いています。担当者が 1 人でファイルのパスワードを抱えたまま異動や退職をすると、会社の大事な一覧が開けなくなります。
コピーが増え、どこにあるか分からなくなる
エクセルのファイルは、コピーもメールへの添付もすぐにできます。共有フォルダの元のファイルのほかに、誰かのデスクトップ、メールの添付、チャットに貼られたコピーが残っていきます。元のファイルを直しても、古いコピーには古いパスワードが残ったままです。
誰が見たかの記録が残らない
パスワードの一覧で本当に知りたいのは、「この人が辞めたら、どのパスワードを変えればよいか」です。エクセルでは、ファイルを開いた人も、どの行を見たかも、どこかへ書き写したかも残りません。結果として、全部変えるか、何も変えないかの二択になりがちです。
2 段階認証のコードまで同じ表に入りがち
最近は、共有アカウントにも 2 段階認証が求められます。認証アプリの設定キーを「念のため」同じ表に書くと、パスワードと 2 段階認証の設定キーが 1 つのファイルにそろいます。そのファイルが漏れれば、2 段階認証の意味がなくなります。
それでもエクセルを使うなら、最低限やること
すぐにツールを入れられない会社もあります。その場合でも、次のことは今日からできます。
- ファイルを開くパスワードを付ける。シートの保護ではなく、ファイル全体の暗号化を使います。パスワードは推測されにくい長さにし、ほかで使い回しません
- ファイルのパスワードは別の経路で伝える。ファイルと同じメールやチャットに書きません。総務省のサイトも、パスワードを電子メールでやりとりしないよう呼びかけています
- 置き場所を 1 か所に絞り、コピーを作らない。閲覧できる人を絞った共有フォルダに置き、メールでの添付やデスクトップへのコピーを禁止します
- ファイルのパスワードを知る人を 2 人以上にする。1 人だけが知っている状態は、忘れたときに戻せません
- 2 段階認証の設定キーは別に置く。パスワードと同じ表に入れません
IPA は、使い回しを避けるために、覚えるのは「コアパスワード」だけにして、サービスごとの識別子を電子ファイルや紙で記録する方法を紹介しています。個人のパスワードならこの方法も選べますが、チームで同じアカウントを共有する用途には向きません。
会社として決めておくこと
- どのアカウントを共有してよいか。本来は 1 人 1 アカウントにすべきサービスまで、共有で済ませていないかを見直します
- 誰が一覧を管理するか。追加・変更・削除をする人を決め、変更したら日付を残します
- 人が辞めたときの手順。辞める人が見られたアカウントを洗い出し、パスワードを変えるところまでを手順にします
- いつまでにツールへ移すか。エクセルでの管理を続ける期間を決め、その間の運用を上のように引き締めます
パスワード管理ツールへ移すときの表の整え方
パスワード管理ツールの多くは CSV のインポートに対応しています。エクセルの一覧は、次のように整えてから「CSV」で保存すると移しやすくなります。
- 1 行目に見出しを入れる。タイトル(サービス名)、ID、パスワード、URL、メモの列を作ります
- 1 つのセルに 1 つの値。「ID / パスワード」を 1 つのセルにまとめている表は、列を分けます
- URL を入れる。ブラウザの拡張がサインインページで候補を出すとき、URL で照合する製品がほとんどです
- 部署やグループの列を作る。インポートした後に共有の単位で分けやすくなります
Samurai App にインポートする場合
Samurai App の「パスワード」の画面の「インポート」は、見出しのある CSV を読めます。見出しは日本語でも英語でもよく、次のつづりを列として読みます。
| 列 | 読む見出しの例 |
|---|---|
| タイトル | タイトル、題名、名前、サービス、title、name |
| ID | ID、ユーザー名、ログインID、メールアドレス、username、email |
| パスワード | パスワード、password |
| URL | URL、ログインURL、website |
| メモ | メモ、備考、notes |
| タグ | タグ、tags(カンマ区切りで複数)、folder(1 つ) |
- タイトルか URL の列が無いと、「タイトルか URL の列が見つかりませんでした。1 行目に見出しを入れてください」と出て止まります
- 古い表計算ソフトがエクスポートする Shift_JIS の CSV も、文字コードを見分けて読みます
- ファイルはブラウザの中で読み、暗号化してから送ります。インポートする前に、ログイン・メモ・カードが何件ずつ読めたかが表示されます
インポートが終わったら、元のエクセルと CSV のファイルに加えて、共有フォルダやメールに残っているコピーも削除してください。一覧を見られた人が多い場合は、重要なアカウントからパスワードを変えていきます。
Samurai App でできること・できないこと
Samurai App の「パスワード」は、人が読んで共有するパスワードの保管庫です。エクセルの一覧で足りなかったところを、次のように補います。
- 中身はブラウザで暗号化します。タイトルや URL も暗号化し、保存している間は、サーバーも運営も AI も読めません
- 保管庫ごとに共有する人と役割を決めます。役割は「管理者」「編集者」「閲覧者」です。エクセルのファイルのパスワードを回す必要はありません
- 変更の履歴が残ります。1 項目ごとに直前の 20 バージョンまで、いつ・誰が・どの欄を変えたかが分かります
- パスワードの表示とコピーは監査ログに残ります。ただし、ブラウザからの申告として記録するので、誰が値を読んだかの証明にはなりません
- コピーした値は 30 秒でクリップボードから消えます
できないこともあります。
- 閲覧者も値を読んでコピーできます。外した人が控えた値は取り戻せないので、外した後は該当するサービスのパスワードを変えてください
- AI は保管庫を使えません。AI にサインインさせたいサイトは、「ブラウザ認証」に別に登録します
- 1 つの保管庫に入るのは 2,000 件までです
共有の進め方は 社内でパスワードを共有する方法 で、製品の詳細は パスワード管理 のページで紹介しています。
よくある質問
エクセルのパスワード管理は、ファイルにパスワードを付ければ安全ですか?
ファイルを開くパスワードを付ければ中身は暗号化されるので、付けないよりは守れます。ただし、チームで使うならファイルのパスワード自体を共有することになり、知っている人の範囲は管理できません。シートやブックの保護は、Microsoft がセキュリティ機能ではないと説明しているので、パスワードを守る目的には使えません。
パスワード管理表のテンプレートはありますか?
列の作り方の目安は、タイトル(サービス名)・ID・パスワード・URL・メモ・部署の 6 列です。この形にしておけば、後でパスワード管理ツールへ移すときも CSV でそのままインポートしやすくなります。
スプレッドシート(Google スプレッドシート)なら安全ですか?
共有の範囲を細かく決められる点は便利ですが、パスワードの値はシートを開ける人全員が読めます。共有の設定を、リンクを知っている全員に広げていないかの確認も欠かせません。エクセルと同じく、誰がどの行を見たかは分かりません。
パスワードを紙で管理するのはどうですか?
個人のパスワードなら、紙は通信で盗まれない利点があります。総務省のサイトも、やむを得ずメモに残すなら鍵のかかる机や金庫に保管するよう案内しています。ただし、チームで共有する用途では、紙を回すたびにコピーが増えるので向きません。
出典
- Excel の保護とセキュリティ(Microsoft サポート)
- 安全なパスワードの設定・管理(総務省 国民のためのサイバーセキュリティサイト)
- 不正ログイン被害の原因となるパスワードの使い回しはNG(IPA)
- パスワード(使い方)(Samurai App)
Microsoft と公的機関の説明は、2026 年 11 月 9 日時点で各公式サイトに掲載されている内容を確認したものです。