「会社の X のアカウント、パスワード何でしたっけ?」とチャットで聞かれ、そのまま返信欄に貼ってしまう。広告の管理画面、通販サイトの法人アカウント、来客用の Wi-Fi。1 人 1 アカウントにできないサービスは意外に多く、社内でのパスワードの受け渡しは毎週のように起きています。
この記事は、共有アカウントの管理を任されている情シス・総務・各部署のリーダーの方に向けて書いています。パスワードの渡し方ごとに何が残り何が困るのかを比べ、共有の単位と権限の決め方、2 段階認証のコードの扱い、入社と退職のときの手順を整理します。
公的機関の説明は、2026 年 11 月 9 日時点で公式サイトに掲載されている内容です。
結論:渡すのは「値」ではなく「見られる権限」にする
- チャットやメールに値を書くと、送った後に削除できません。 総務省のサイトも、パスワードを電子メールでやりとりしないよう呼びかけています
- 共有は人ではなく、用途の単位でまとめます。 「営業部の共有」「経理の共有」のように分け、その単位に人を追加したり外したりします
- 権限は少なくとも「変えられる人」と「見るだけの人」に分けます。 ただし、見るだけの人も値を控えられる点は変わりません
- 人を外したら、その人が見られたパスワードを変えます。 どのツールでも、外した人の記憶や控えは取り戻せません
- 2 段階認証のコードは、パスワードと同じ場所に置くかどうかを決めてから共有します
パスワードの渡し方を比べる
| 渡し方 | 後に残るもの | 困ること |
|---|---|---|
| 口頭・電話 | 記録は残らない | 聞き間違い。誰に伝えたかが分からなくなる |
| メール | 送信側と受信側の両方のメールボックス、転送先 | 送った後に削除できない。添付や転送で広がる |
| チャット | 会話の履歴、通知、検索の索引 | 後から入った人も過去の発言を検索できる。連携アプリにも渡る |
| 表計算ソフト | ファイルと、そのコピー | 誰が開いたか残らない。コピーが増える |
| パスワード管理ツール | 暗号化された項目と操作の記録 | ツールの導入と、使う人の初期設定が必要 |
口頭・電話
記録が残らないのは利点のようですが、誰にいつ伝えたかも残りません。人が辞めたとき、どのパスワードを伝えていたかを思い出せなくなります。文字列が長いほど聞き間違いも起きます。
メール
送ったメールは、送信側と受信側の両方に残ります。受け取った人が転送すれば、さらに広がります。総務省の「安全なパスワードの設定・管理」も、パスワードを電子メールでやりとりしないことを挙げています。
チャット
いちばん手軽で、いちばん残りやすい方法です。チャンネルに貼った値は、後からチャンネルに入った人も検索で見つけられます。チャットに連携しているアプリや、要約の機能が参照する範囲に入ることもあります。どうしても送ってしまったら、発言を削除するだけでなく、そのパスワードを変えてください。
表計算ソフト
一覧として管理しやすい反面、ファイルを開ける人は全員がすべての行を読めます。コピーが増えやすく、誰が見たかも残りません。詳しくは パスワード管理をエクセルでするリスク で整理しています。
パスワード管理ツール
暗号化した保管庫を共有し、値そのものではなく「保管庫を開ける権限」を渡す方法です。人を追加したり外したりするときに変えるのは権限だけなので、値をチャットやメールに書く場面がなくなります。製品の違いは パスワード管理ツール比較 にまとめています。
共有の単位と権限の決め方
単位は「用途」でまとめる
1 つの巨大な共有に全部を入れると、経理のアカウントまで営業部の全員が見られる状態になります。逆に、アカウントごとに共有を作ると管理しきれません。次のように、同じ人たちが使うアカウントをまとめるのが目安です。
- 部署の共有(営業部の共有、経理の共有)
- 用途の共有(広告運用、SNS 運用、社内の機器)
- 役員や管理者だけの共有(銀行、ドメイン、クラウドの管理者アカウント)
権限は 3 段階に分ける
共有の中の権限は、次の 3 段階に分けておくと運用しやすくなります。
- 管理する人:人の追加と削除、共有そのものの設定ができる
- 変えられる人:項目の追加と変更ができる
- 見るだけの人:値を読んでコピーできる
「見るだけ」は、勝手に書き換えられない、という意味です。値を読める以上、外へ控えることは防げません。読ませたくない人には、そもそも共有しないのが基本です。
2 段階認証のコードを誰が受けるか
共有アカウントに 2 段階認証をかけると、コードを受け取る人が 1 人の担当者に偏りがちです。担当者が休むと、誰もサインインできません。対処は 2 つあります。
- 認証アプリの設定キーを、保管庫の項目に一緒に入れる。共有の全員がコードを出せます。代わりに、パスワードと設定キーが 1 か所にそろいます
- 設定キーは別の担当者が持つ。2 段階認証の意味は保てますが、担当者が不在のときはサインインできません
どちらを選ぶかは、アカウントの重要度で決めます。銀行やクラウドの管理者アカウントは分け、SNS や広告の管理画面はまとめる、という線引きもできます。共有の方法を 4 つ比べた 2段階認証を共有アカウントで使うには と、課題の整理の 共有アカウントの 2 段階認証 のページもあります。
入社と退職のときの手順
入社・異動で入るとき
- 使う共有を決め、その共有に人を追加する
- 最初のサインインは、本人が自分の端末で行う
- 値をチャットやメールで送らない。「保管庫の○○を見てください」と場所だけ伝える
退職・異動で外れるとき
- その人が入っていた共有を一覧にする
- 共有から外す
- 外した人が見られたアカウントのパスワードを変える。重要なアカウントから順に進める
- 2 段階認証の設定キーを持っていたアカウントは、2 段階認証を設定し直す
会社のアカウントの停止や Google Workspace・Microsoft 365 での手順まで含めた流れは、退職者のアカウント削除とパスワード変更 にまとめています。
総務省は、流出した事実がなければパスワードの定期的な変更は不要としています。アメリカの NIST のガイドラインも、定期的な変更を求めず、漏れた証拠があるときに変更させるよう定めています。退職は「知っている人が会社の外に出る」出来事なので、変える理由になります。
Samurai App でできること
Samurai App の「パスワード」は、保管庫を単位に人と共有する仕組みです。中身はブラウザの中で暗号化し、保存している間は、サーバーも運営も AI も読めません。
- 保管庫ごとにメンバーを決めます。「メンバー」から人を追加し、「管理者」「編集者」「閲覧者」のどれかを選びます。1 つの保管庫に 100 人まで入れられます
- グループからまとめて追加できます。「グループ」を選ぶと、その時点の所属者のうち、初期設定が済んだ人を 1 人ずつ追加します。後からグループに入った人は自動では追加されないので、入社や異動のたびに「メンバー」から追加します
- 外すと、その人には届かなくなります。「〇〇を外す」で配信を停止します。画面でも、その人が見られたパスワードを各サービスで変えるよう案内します
- 2 段階認証のコードも共有できます。項目の「認証コードのキー」に設定キーを入れると、一覧の「認証コード」のボタンでコードをコピーできます。QR コードしか出ないサイトは、画像を読み取れます(読み取りはブラウザの中だけです)
- コピーした値は、30 秒でクリップボードから消えます
- 鍵を渡し直すときは、確認コードを読み合わせます。パスフレーズを紛失して鍵を作り直した人へ、管理者が共有の保管庫の鍵を渡し直すとき、本人と管理者の画面に同じ 30 桁の数字が出ます。電話や対面で読み合わせ、一致したときだけ渡します
できないことも書いておきます。
- 閲覧者もコピーできます。読ませたくない人は、保管庫に入れないでください
- 外した人が控えた値は取り戻せません。外した後のパスワードの変更は、各サービスで人が行います
- AI は保管庫を使えません。AI にサインインさせたいサイトは、項目を開いて「ブラウザ認証へ写す」を押し、自分だけが使うログインとして別に登録します。元の項目を後から変えても写した側は変わらないので、変えるときは「ブラウザ認証」の側で変えます
- 表示とコピーの記録は、ブラウザからの申告です。監査ログに残りますが、誰が値を読んだかの証明にはなりません
詳しくは 共有アカウントのパスワードを、保管庫で安全に共有する のページをご覧ください。
よくある質問
パスワードを一時的に共有したいときはどうすればよいですか?
一時的でも、チャットやメールに値を書くと後に残ります。相手を保管庫のメンバーに加え、用事が済んだら外して、そのパスワードを変えるのが確実です。社外の人に一度だけ渡す場合は、項目をリンクで共有できるパスワード管理ツール(Proton Pass など)もあります。
パスワードを共有すること自体が、規約違反になりませんか?
サービスによっては、アカウントの共有を利用規約で禁じています。共有する前に、そのサービスが複数の利用者や管理者の追加に対応していないかを確認してください。1 人 1 アカウントにできるなら、それがいちばん安全です。
Wi-Fi のパスワードも同じように共有すべきですか?
社員向けの Wi-Fi は、保管庫に入れて社員だけに共有するのが向いています。来客用の Wi-Fi は、社外の人に見せる前提なので、社員用とは別のネットワークとパスワードにしておくと、漏れたときの影響を小さくできます。
パスワードを共有した相手が退職したら、すべて変える必要がありますか?
その人が見られたものは変えるのが原則です。全部を一度に変えられない場合は、お金に関わるもの(銀行、決済、広告)、会社の名前で発信するもの(SNS、ドメイン)、管理者の権限を持つものから順に進めます。
出典
- 安全なパスワードの設定・管理(総務省 国民のためのサイバーセキュリティサイト)
- Proton Pass for Business Pricing(Proton)
- NIST SP 800-63B Digital Identity Guidelines: Authentication and Authenticator Management(NIST)
- パスワード(使い方)(Samurai App)
公的機関の説明は、2026 年 11 月 9 日時点で各公式サイトに掲載されている内容を確認したものです。